こんにちは！当ブログの管理人です。
「システムからデータをダウンロードしたらCSVだった」
「Excelで開けるけど、保存しようとすると警告が出るのはなぜ？」
そんな疑問をお持ちではありませんか？実は、CSVの正体は「飾り付けをすべて取り払って、中身のデータだけをカンマ（,）で区切った『超シンプルなしおり』」だと考えると、その使い勝手の良さが理解できます。
今回は、IT事務のデータ管理には欠かせないCSVについて紐解いていきましょう！
💡 3秒でわかる！クイック要約
- 🏷️ 用語名：CSV（Comma Separated Values）
- 💡 今回の例え：『お化粧（書式）を落とした「すっぴんのデータリスト」』
- 📝 一言まとめ：各項目を「カンマ（,）」で区切って並べただけの単純なテキストファイルです。
🔍 CSVの特徴を深掘り！
Excelファイル（.xlsx）との決定的な違いを、事務職の視点で深掘りします。
① 「文字だけ」だから、どこでも読み込める
Excelファイルは「Excelというソフト」がないと正しく開けませんが、CSVはただのメモ帳でも開ける「ただの文字」です。「Aさんのデータ,Bさんのデータ」とカンマで区切って並んでいるだけなので、どんなシステムでも受け入れ可能な「世界共通のデータ形式」なのです。
② 保存できるのは「中身」だけ
CSVには「色をつける」「セルを結合する」「数式を入れる」といったお化粧機能は一切ありません。ExcelでCSVを開いて綺麗に色を塗っても、CSV形式のまま保存すると、次に開いたときにはお化粧はすべて落ちて「すっぴん」に戻っています。これが、保存時にExcelが「機能が失われる可能性があります」と警告してくる理由です。
③ 事務職を悩ませる「文字化け」と「先頭の0」
CSVをExcelで開くと、電話番号の「090」が「90」に勝手に変換されたり、以前紹介した「Unicode（UTF-8）」の影響で文字化けしたりすることがあります。これは、「シンプルすぎるCSV」を、Excelが良かれと思って「自分流のルール」で解釈してしまうから起こる現象です。
⚖️ 事務職が知っておくべきポイント
✅ 良いところ
- データが軽い！数万件のリストでもサクサク動く
- 銀行のデータ、顧客管理ソフト、メール配信など、異なるソフト間での「橋渡し」ができる
⚠️ 注意点
- 罫線や色は保存されない。資料作成には向かない
- 「0」から始まる数字が消えやすいので、取り込み時は注意が必要
📝 管理人のまとめ
- CSV ＝ カンマで区切られた「お化粧なしのデータ」
- Excelは「清書用」、CSVは「データ運搬用」と使い分ける
- シンプルだからこそ、世界中のシステムで愛されている共通言語
CSVは、事務作業において「システムとシステムを繋ぐバトン」のような存在です。見た目は地味ですが、膨大なデータを一瞬でやり取りできるその実力は、Excel以上。文字化けや数値の変換などの「CSVあるある」さえ掴んでおけば、データ処理のスピードが格段にアップしますよ！
それでは、また次の記事でお会いしましょう！
